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Zur Eindämmung der Corona-Pandemie müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten künftig das Arbeiten im Homeoffice überall dort ermöglichen, wo es die Tätigkeiten zulassen ...

Bundeskanzlerin und MinisterpräsidentInnen

Die Einführung eines Homeoffice-Konzeptes könnten Sie an den drei Perspektiven 

  1. Technologie
  2. Organisation und Struktur
  3. Mensch und Team

orientieren. 

Die folgenden Themen und Fragestellungen sind nicht abschließend und müssen in jedem Fall den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten angepasst werden. Sie sind als Sammlung gedacht, um ein eigenes, individuelles Konzept zu entwickeln.

Über die Kommentarfunktion sind Sie herzlich eingeladen, meine Auflistung zu ergänzen und zu diskutieren!

 Technologische Aspekte

  • Technische Ausstattung und Bandbreite im Homeoffice - Mindestanforderungen für Applikationen / Remoteaccess
  • Was muss technisch erfüllt sein, um Zugriff auf die Unternehmensdaten zu bekommen?
  • Kann ich die Datenflat meines Firmen-Smartphones im Homeoffice nutzen - wie? 
  • How To: Wie komme ich im Homeoffice an meine Firmendaten? 
  • Sicherheit privates Netzwerk vs. Unternehmensnetz - Zugriff auf Daten - Regelungen / Vereinbarungen mit Mitarbeitern
  • Erfüllung der DSGVO Vorgaben
  • Gemeinsame Erarbeitung - gemeinsame Arbeit an Dateien
  • Nutzung von Softwarelösungen und Apps
  • Einführung einer Collaboration-Lösung wie zum Beispiel DIGITAL OFFICE
  • How To: Was muss ich tun, um an Videokonferenzen teilnehmen zu können? Wie kann ich selbst zu einer Videokonferenz einladen?

Nicht jeder Mitarbeiter ist ein digitaler Profi. Nicht alle Vorgaben, die im Office sinnvoll waren lassen sich im Homeoffice oder Mobile 1:1 umsetzen. Manches muss völlig neu gedacht und organisiert werden.

IT-Abteilung sollten sich deshalb vom Department of 'NO' zur agilen Organisation weiterentwickeln.

 Organisatorische und Strukturelle Aspekte

  • Tips für die Einrichtung eines Homeoffices - Best Practise (darf ich den großen Monitor aus meinem Büro nutzen? ...) 
  • Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter mit kritischen Informationen (Corona Ausbruch, Verhaltensregeln, ...) on time und ausnahmslos erreicht werden können - Must Read garantieren
  • (Notfall)meldung durch Mitarbeiter ermöglichen - Interaktion
  • Verhaltensregeln und Anweisungen verfügbar machen 
  • Informations- und Datenmanagement -> Verfügbarkeit und Transparenz
  • Ergebnisdokumentation und Weiterverarbeitung von Videokonferenzen
  • Verfügbarkeit und persönliche Planung -> Ergebnisorientierte Führung?
  • Informationsfluss, Erreichbarkeit und Interaktion zum Beispiel: (Neu-)Kunden, Partner und Kollegen
  • Etiquette für Homeoffice und Videokonferenzen
  • Heterogene Arbeitsformen (Homeoffice, Office, Mobile und wechselnde Arbeitsformen) - heute und in Zukunft
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Prozessen
  • Prozesse kommen ins Stocken, weil Workflowschritte nur im Office möglich sind ... 
  • Arbeitsnachweise zum Beispiel für die die Leistungsabrechnung gegenüber Kunden(projekten)
  • Betriebsrat als Repräsentant - Kontakt zu Mitarbeitern und Management fördern ermöglichen
  • Vernetzte Zusammenarbeit in einer agilen, lernenden Organisation

Homeoffice und mobiles Arbeiten erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation. Es eröffnet Chancen zu mehr Selbstbestimmung und Freiräume. Nicht jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft ist das gewohnt. Es braucht deshalb Richtlinien und Empfehlungen für die Gestaltung dieser geänderten Rahmenbedingungen. Das schafft Sicherheit und nimmt Angst vor den anstehenden Veränderungen.

 Mensch und Team Aspekte

  • Technologie Readiness - Begleitung in unterschiedlichen Geschwindigkeiten und Intensitäten - > sowohl Mitarbeiter wie auch Führungskräfte
  • Homeoffice Onboarding Angebote für Mitarbeiter und Führungskräfte
  • Mindset und Softskills - Mitarbeiter abholen und begleiten - Homeoffice Onboarding
  • Socialization => Teams entfremden sich in der unbegleiteten 'Isolation' bereits nach drei Wochen - die Bindung an das Unternehmen und Motivation im Team lassen nach - aktive Team(re)building
  • Netiquette für die Zusammenarbeit und Videokonferenzen
  • How To: Worin unterscheiden sich Videokonferenzen von klassischen Konferenzen? Werden die anders moderiert - wie?
  • Hilfen für die Selbst-Organisation im Homeoffice - worauf kommt es an, um effizient sein zu können?
  • Führung und Motivation verteilter Teams
  • Personalentwicklung und Karriereförderung - Expertise entwickeln und transparent machen
  • e-Learning und virtuelle Trainingsangebote / Workshops - Enablement-Programme
  • Unternehmensziele und Initiativen laufen aus dem Fokus - Ausführung weiterverfolgen
  • Zukunftsangst nehmen - Perspektiven geben
Homeoffice und mobil Arbeiten erfordern einen neuen Mindset und Soft Skills der Führungskräfte. Sie müssen deutlich mehr als Vorbild, Begleiter und Förderer agieren. Diese Vorbildfunktion ist das Fundament für eine Weiterentwicklung des Mindsets der Mitarbeiter und deren Bereitschaft die Veränderungen mit zu gestalten.

 Fazit

Homeoffice ist mehr als die Einrichtung und Bereitstellung eines Videokonferenz-Systems! Die Einführung eines Homeoffice Konzeptes sollte als Chance für die Weiterentwicklung für das Unternehmen und seine Mitarbeiter und Führungskräfte gesehen werden.

Homeoffice Lösungen eröffnen ganz neue Chancen, Mitarbeiter zu gewinnen, zu motivieren und zu binden.

Homeoffice ist die Chance und der erste Schritt für eine New Modern Work Lösung in einer agilen, lernenden Organisation um die Herausforderungen der VUCA Umwelt besser meistern und für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter positiv nutzen zu können.