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Mit diesem Blogpost möchte ich gerne meine Erfahrungen und Best Practices mit DIGITAL OFFICE und New Modern Work beschreiben und teilen.

Der Fokus dieses Posts liegt auf den Aspekten: Selbststeuerung durch Technologie und Tools sowie Struktur und Organisation. 

Nicht jede hier beschriebene Funktion wird in allen Lösungen angeboten. Mir geht es hier auch mehr um eine grundsätzliche Vorgehensweise. Entsprechende Anpassungen an die jeweils verfügbaren Lösungen werden deshalb unerlässlich sein.

Ich freue mich auf Ihre Fragen und Kommentare zu diesem Blog. 

Der hier beschriebene Mosaikstein 'Technologie - Selbststeuerung mit DIGITAl OFFICE' ist Teil unseres Modells des Change für New Modern Work in Balance.

Die Mosaiksteine Mensch / Team und Organisation / Struktur sind ebenso wichtig, würden allerdings den Rahmen dieses Beitrages sprengen und werden deshalb hier nicht beleuchtet. 

Selbststeuerung mit DIGTAL OFFICE

Ich nutze DIGITAL OFFICE für meine persönliche Arbeitsorganisation ebenso, wie für die Zusammenarbeit mit anderen oder der (Kunden)Projektarbeit.

 1. Was hat sich getan? Der Activity Stream

Der zentrale Startpunkt meiner Arbeit ist für mich der Projektraum. Ich arbeite nicht mehr in traditionellen File-Ablage-Strukturen. Der Activity-Stream zeigt mir auf einen Blick alle neuen Aktivitäten meiner Teammitglieder seit meinem letzten Besuch. So erhalte ich einen schnellen Überblick. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Projekte parallel laufen. Den Activity-Satream sehr wichtiger, zeitkritischer Projekte abonniere ich. Dann bekomme ich die Änderungen per e-Mail Push-Notification.

Eine  andere Alternative, um schnell einen Überblick über alle Aktivitäten zu bekommen ist der Blick in den aggregierten Activity-Stream. Dort werden alle Aktivitäten zusammengefasst.

2.  Projektraum für Organisation und Struktur

  • Jede neue Aufgabenstellung, Teamaufgabe oder neues Projekt beginne ich mit der Erstellung eines Projektraumes im DIGITAL OFFICE.
  • Für meine persönliche Arbeit habe ich mir eine Reihe von Räumen angelegt, in denen ich themen- oder aufgabenbezogen arbeiten kann. Die uneingeschränkte Verfügbarkeit von DIGITAL OFFICE gibt mir die Freiheit überall arbeiten zu können. Mit der Mobile-Integration halte ich Geistesblitze schnell fest, um sie später weiter bearbeiten zu können. Solche Blitze treffen mich oft beim Mountainbiken. Früher waren gute Ideen wieder verflogen, bis ich wieder am Schreibtisch war ... .
  • Die Zugriffsrechte eines Projektraums können zunächst auf verborgen, gelistet - Zugriff nur mit Einladung - oder öffentlich eingestellt werden. Damit kann ich steuern, wer jeweils Zugriff auf meine Ausarbeitungen hat. Eine Änderung ist im weiteren Verlauf jederzeit möglich.
  • Folgende Module aktiviere ich in der Regel von Beginn an: Feeds / Activity Stream, Ideen-Blog, Aufgaben, Wiki, Stundenzettel, Tracker, Kalender. Weitere Module können jederzeit aktiviert werden. Nicht mehr benötigte Module können wieder deaktiviert werden. Das wird mit der Erweiterung meines Projektraums um die ersten Teammitarbeiter sinnvoll.
  • Die Anpassungen der Module werden also vor allem in der Phase der Teambildung und damit verbundenen Vereinbarung, wie wir im Team arbeiten wollen, erforderlich.
  • Das Modul Dateiablage aktiviere ich nur dann, wenn es unbedingt sein muss. Zum Beispiel wenn definierte Reports zur Dokumentation eines bestimmten Zustandes zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind. Ansonsten arbeite ich lieber in Wikis oder Blogs um einen schnelleren Überblick zu haben, Veränderungen an den Inhalten sofort sehen zu können und vor allem leichter mit Kommentaren und Metainformationen arbeiten zu können.

2.  Informationen sammeln, dokumentieren und analysieren

Nach der Bereitstellung des Projektraumes trage ich alle erforderlichen Informationen zusammen. Dabei identifiziere ich die Experten in unserer Organisation, die mit meinem Thema in Beziehung stehen. Schließlich suche ich nach externen Informationsquellen und dokumentiere meine Rechercheergebnisse in dem Projektraum.

In folgenden Schritten gehe ich dabei vor:

  • Suche im DIGITAL OFFICE nach meinem Thema, meiner Aufgabenstellung. Die Volltextsuche gliedert die Suchergebnisse nach den möglichen Modulen sowie nach den Veröffentlichungen anderer Mitarbeiter
  • In einem ersten Schritt konzentriere ich mich darauf die Personen (Profiles) zu finden, die mit deinem Thema in Zusammenhang stehen. Es kann sein, dass der Eine oder Andere bereits ein ähnliches Projekt begleitet hat, oder schon Dinge zu meinem Thema veröffentlicht hat. 
  • Das erlaubt mir auch schon einen ersten Blick über den Tellerrand und gibt mir Anregungen oder Ideen, was noch alles mit meinem Thema in Verbindung stehen könnte und vor allem, welche Erfahrungen und Wissen wir im Unternehmen bereits zu meinem Thema haben.
  • Den identifizierten Mitarbeitern folge ich, um ihre zukünftigen Updates und neue Veröffentlichungen sofort zu erhalten.
  • Identifizierten Projekten, die ähnlich meinem sind, folge ich, um sofort informiert zu werden, wenn es Erfahrungen gibt, dia uch mir weiterhelfen können. 
  • Im nächsten Schritt lese ich Veröffentlichungen (quer) und gemachte Erfahrungen der Personen und Projekte, denen ich folge, und verlinke besonders interessante Informationen und Erfahrungsberichte mit meinem neuen Projekt. Die Informationen finde ich gelistet in dem jeweiligen Profil der gefundenen Mitarbeiter oder den Activitystreams der Projekte. Die Links organisiere ich in der Regel in einem Wiki meines Projektraums.
  • Immer wieder finde ich über diesen Weg Projekte, die ähnlich zu meinem Projekt sind. Für den Fall, dass Projekte geschlossen sind, stelle ich einen Request beim Projektleiter, um Mitglied seines Projektraumes werden zu können. So kann ich viel Zeit und Aufwand in meinem Projekt sparen und ich / wir müssen das Rad nicht immer wieder aufs Neue erfinden.
  • In einem weiteren Schritt analysiere ich die übrigen Suchergebnisse. Ich verlinke die interessanten, gefundenen Informationen mit meinem Projektraum. Dabei habe ich ein Auge auf die Frage, ob es Themen oder Entwicklungen gibt, die ich noch beachten sollte: Randthemen, die ich bisher nicht auf dem Schirm hatte, oder Querverweise auf ähnliche (Kunden)Projekte.
Neben Links und Kommentaren sind Hashtags sehr gut geeignet, gefundene Informationen zu organisieren, um sie später auf Mausklick wieder finden zu können. Hashtags nutze ich exzessiv. Sie ermöglichen es mir Informationen zu analysieren und Beziehungen zu finden bzw. gezielt zu spezifizieren.
  • Beginnend mit dem ersten Überblick sammle ich im Modul Aufgabenverwaltung bereits jetzt offenen Punkte oder Themen, die es wert sind weiter verfolgt zu werden und dokumentiere so für mich was alles zu tun ist. Auch dann wenn ich zu diesem Zeitpunkt noch keine konkreten Termine verknüpfen kann.
  • Alle meine Aufgaben und Terminsetzungen zum Beispiel für Wiedervorlagen werden in meiner zentralen Aufgabenverwaltung zusammengetragen. Bei Bedarf kann ich Termine mit meiner Terminverwaltung z. B. in Outlook o. a. synchronisieren
  • Wenn ich zum Beispiel viele externen Informationen aus dem Web dokumentieren muss, hat es sich für mich bewährt mit einem Tracker zu arbeiten. Tracker ist eine Datenbank, deren Eingabemaske über Templates oder mit einfachen Mausklicks erstellt werden können. Im Anschluss können die Daten ausgewertet werden. Ein Tracker ist ein Modul in meinem Projektraum.

 3. Dokumentation

Dokumentation nimmt für mich einen zentralen Stellenwert ein. Sie ist Grundlage für Transparenz und Überblick vor allem, wenn ich mehrere verschiedene Projekte im Auge behalten muss.

Neben der aktiven Dokumentation hilft mir das Modul Feed (Activity Stream) dabei einen schnellen Überblick zu bekommen, was in einem konkreten Projekt(raum) alles geschehen ist. Hier werden alle Aktivitäten automatisch gelistet.

Die aktive und automatische Dokumentation ist für mich kein Selbstzweck. Sie erleichtern mir die Integration weiterer Teammitglieder. Das erlaubt es mir mein Kernteam klein zu halten und es 'nur' fallweise und temporär, um nötige Experten zu erweitern. Neue Teammitglieder können sich selbst schnell auf den aktuellen Stand bringen. E-Mailfluten für das Enablement neuer Teammitglieder sind unnötig.

Das lässt sich bei Bedarf auch auf temporär eingebundene Externe erweitern. Damit können Kunden, Partner, Projektanten schnell zu einem integrierten Teil unseres Teams werden. Informationshol- und -bringschuld werden umgekehrt. Das projektbezogene Know how, das um Externe erweitert wurde steht unserer Organisation ab sofort zur Verfügung.

 Aktive Dokumentation

 Für mich haben sich vier Module bewährt, wenn es um Strukturierung und Nachvollziehbarkeit (Transparenz) meiner Projekte geht. Diese Module nutze ich für mich selbst und in der Zusammenarbeit mit meinen Teamkollegen.

  • Ideen
  • Aufgaben
  • Stundenzettel
  • Post

  4. Projektteam integrieren

Wie bereits beschrieben können Teammitglieder von Anfang an Mitglied eines Projektraums sein, oder erst im Verlauf eines Projektes mit eingebunden werden. Natürlich können Teammitglieder eine Projektteam auch jederzeit wieder verlassen.

Sobald Teammitglieder an Bord sind, achte ich auf folgende Punkte:

  • über einen Post im Projektraum die gemeinsam definierten Projektziele und Nicht-Ziele sowie alles Wissenswerte zum jeweiligen Projekt dokumentieren - und diese Posts auf 'must read' setzen!
  • alle gemeinsam vereinbarten internen Projekt-Guidelines (Rahmenbedingungen, Online-, Anwesenheitszeiten, Zusammenarbeit, Kommunikation, Dokumentation, Social, Lob und Kritik, Ressourcen- und Expertenplanung ...) dokumentiere ich ebenfalls in einem Post
  • und schließlich dokumentiere ich alle Vereinbarungen von Projekt-Ritualen ('Think Thursday', Update Calls, persönliche Interaktionen, Socializing ...) in einem Post.

 5. Lob und Anerkennung

In DIGITAL OFFICE gibt es eine Reihe von Tools und Möglichkeiten die gemeinsame Arbeit zu unterstützen und für ein motiviertes und erfolgreiches Team zu sorgen. Vorausgesetzt sie werden authentisch und ehrlich genutzt, sind sie wichtige Impulse und Motivatoren! Sie helfen mir bei der Teamentwicklung und Mitarbeiterförderung.